Kỹ năng của nhà quản trị là tổng hợp các phẩm chất giúp họ điều hành tổ chức một cách hiệu suất và chất lượng. Theo mô hình kinh điển của Robert L. Katz, một nhà quản trị thành công cần sở hữu ba bộ kỹ năng cốt lõi: Kỹ năng Chuyên môn, Kỹ năng Nhân sự và Kỹ năng Nhận thức/Tư duy. Vậy cụ thể nhà quản trị cần có kỹ năng gì? Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng kỹ năng và bổ sung 7 kỹ năng phụ trợ cần thiết trong bối cảnh kinh doanh số hiện nay.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản trị đối với doanh nghiệp
Theo các chuyên gia KJC, sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào năng lực và kỹ năng của đội ngũ quản trị. Một nhà quản trị sở hữu kỹ năng toàn diện không chỉ tạo ra sự khác biệt cá nhân mà còn là nhân tố quyết định sức mạnh tổng thể của doanh nghiệp:
- Nâng cao hiệu suất cá nhân: Quản trị viên dễ dàng nắm rõ mục tiêu, xác định việc cần làm, đánh giá vấn đề và lựa chọn giải pháp tối ưu trong các tình huống bất ngờ, giúp hoạt động năng suất hơn.
- Vận hành bộ máy tổ chức: Quản trị viên giỏi giúp bộ máy công ty vận hành trơn tru và chặt chẽ. Họ kết nối các phòng ban, truyền đạt thông tin cho cấp dưới dễ hiểu, đồng thời quản lý nhân sự sao cho đúng người, đúng việc, tối ưu hóa nguồn lực.
- Tạo dựng niềm tin và văn hóa: Kỹ năng của nhà quản trị là nền tảng để xây dựng uy tín và truyền cảm hứng cho nhân viên, tạo nên một văn hóa làm việc kỷ luật nhưng vẫn đề cao sự sáng tạo và tin tưởng.
Top 3 kỹ năng cốt lõi theo mô hình robert l. katz
Robert L. Katz đã chỉ ra ba nhóm kỹ năng cơ bản mà mọi nhà quản trị cần phát triển. Tầm quan trọng tương đối của chúng sẽ thay đổi tùy thuộc vào cấp bậc quản lý.
Kỹ năng chuyên môn (Technical skills)
Kỹ năng chuyên môn (Technical Skills) hay kỹ năng cứng là tổng thể những kiến thức, tài năng và chuyên môn mà một nhà quản trị cần sở hữu để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong lĩnh vực của mình. Kỹ năng này có được thông qua học tập, rèn luyện và kinh nghiệm thực tế.
- Định nghĩa mở rộng: Technical Skills không chỉ là khả năng sử dụng máy móc hay công cụ kỹ thuật, mà còn là chuyên môn về kế toán, bán hàng, phát triển sản phẩm, marketing, v.v.
- Tầm quan trọng: Chỉ khi có khả năng chuyên môn, nhà quản trị mới có thể hỗ trợ, hướng dẫn và điều phối công việc cho nhân viên cấp dưới một cách hiệu quả nhất, đồng thời tạo dựng được sự uy tín và niềm tin.
- Áp dụng theo cấp bậc: Nhóm kỹ năng này đặc biệt quan trọng cho các nhà quản trị cấp cơ sở và cấp trung. Ví dụ, trưởng phòng công nghệ phải là người có kỹ năng kỹ thuật giỏi nhất trong lĩnh vực của mình.
Kỹ năng nhận thức và tư duy (Conceptual skills)
Kỹ năng nhận thức và tư duy (Conceptual Skills) là khả năng hình thành ý tưởng, sự sáng tạo, và cái nhìn sâu sắc, đa chiều về các tình huống phức tạp để tạo ra những chiến lược, giải pháp độc đáo, khác biệt cho doanh nghiệp.
- Bức tranh tổng thể: Kỹ năng tư duy đòi hỏi nhà quản trị phải nhìn nhận các vấn đề phức tạp của tổ chức thông qua một bức tranh tổng thể (Big Picture), sau đó tìm ra giải pháp tối ưu và định hướng hành động.
- Dự đoán rủi ro: Nhà quản trị phải thấu hiểu phương hướng, chiến lược phát triển của doanh nghiệp, có khả năng phân tích, đánh giá, và dự đoán các tình huống rủi ro có thể xảy ra trong tương lai (ví dụ: khủng hoảng kinh tế, thay đổi công nghệ đột ngột).
- Áp dụng theo cấp bậc: Nhóm kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cao (CEO, Giám đốc điều hành). Chính kỹ năng tư duy đã giúp các lãnh đạo điều chỉnh phương hướng kinh doanh để vượt qua các giai đoạn khó khăn.
Kỹ năng nhân sự (Human or interpersonal managerial skills)
Kỹ năng Nhân sự, hay Kỹ năng con người (Human Skills), là khả năng thiết yếu và gần như là bắt buộc đối với bất cứ một nhà quản trị nào, ở mọi cấp bậc. Đây là khả năng tương tác, làm việc hiệu quả với người khác.
Kỹ năng này bao gồm:
- Phân công công việc: Đảm bảo nguyên tắc “việc đúng người” và “người đúng việc”, điều phối nhân sự đúng với khả năng của họ.
- Tạo động lực: Khuyến khích, thúc đẩy, tạo động lực cho nhân viên cải thiện hiệu suất công việc bằng thái độ lắng nghe, đồng cảm, hỗ trợ và tin tưởng.
- Quản lý hiệu suất: Đánh giá, xác định nhóm nhân viên có hiệu suất kém, làm việc không hiệu quả để đưa ra các biện pháp đào tạo hoặc cắt giảm phù hợp (trong bối cảnh kinh tế khó khăn).
Tầm quan trọng theo cấp bậc: Kỹ năng Nhân sự được coi là quan trọng như nhau ở cả ba cấp bậc quản trị (cơ sở, trung gian và cấp cao) vì mọi quyết định đều cần sự tương tác và đồng thuận của con người.
7 kỹ năng bổ trợ cần thiết cho một nhà quản trị xuất sắc
Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược
Để chèo lái doanh nghiệp đi đúng phương hướng, nhà quản trị cần phải có khả năng lập kế hoạch chi tiết và tư duy chiến lược bao quát. Họ cần xác định rõ ràng:
- Mục tiêu chung và mục tiêu của từng phòng ban (ngắn hạn và dài hạn).
- Phân tích nguồn lực hiện tại: Có đủ khả năng thực hiện kế hoạch hay không?
- Xây dựng kế hoạch dự phòng (Contingency Plan) để ứng phó với các tình huống rủi ro không mong muốn.
Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt
Giao tiếp hiệu quả là nền tảng để truyền đạt tầm nhìn và chiến lược. Nhà quản trị cần rèn luyện cách diễn đạt ngắn gọn, mạch lạc, có khả năng sàng lọc thông tin quan trọng. Điều này bao gồm:
- Diễn đạt tự tin, rõ ràng.
- Phản hồi mang tính xây dựng, không chỉ trích.
- Lắng nghe thấu hiểu và điều khiển cảm xúc bản thân sao cho phù hợp với ngữ cảnh.
Kỹ năng đào tạo và phát triển nhân viên
Nhà quản trị khi đã hội tụ đủ năng lực cần có khả năng truyền đạt và chia sẻ kiến thức cho nhân viên cấp dưới. Họ cần xây dựng hệ thống đào tạo bài bản, trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới và nhân viên cấp dưới để tối ưu chi phí và chất lượng đào tạo. Kỹ năng này đặc biệt thiết yếu cho nhà quản trị cấp trung gian và cấp cơ sở.
Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
Khả năng giải quyết vấn đề và tìm cách ứng phó kịp thời là rất thiết yếu. Kỹ năng này được thể hiện thông qua những hành động như:
- Xác định vấn đề gốc rễ và lựa chọn giải pháp tối ưu một cách quyết đoán.
- Đề xuất các giải pháp sáng tạo cho nhân viên.
- Giữ bình tĩnh, giao tiếp tốt khi có vấn đề phát sinh.
Kỹ năng thuyết trình và trình bày ý tưởng
Tính chất công việc đòi hỏi nhà quản trị phải thường xuyên đứng trước các cuộc họp lớn, đối tác, hoặc khách hàng. Kỹ năng thuyết trình tự tin, trôi chảy là công cụ để bán ý tưởng và giành được sự đồng thuận.
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể kết hợp với lời nói mạch lạc, rõ ràng.
- Nhìn thẳng và duy trì ánh mắt với người nghe.
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan (hình ảnh, video, sơ đồ) để tăng tính thuyết phục.
Kỹ năng quản lý thời gian và ủy quyền
Nhà quản trị thường xuyên phải thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Kỹ năng quản lý thời gian giúp họ xác định rõ những việc quan trọng cần ưu tiên hoàn thành trước. Đặc biệt, nhà quản trị cần học cách ủy quyền (Delegation) để tránh tình trạng quản lý vi mô (Micromanagement), giải phóng thời gian cho các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Kỹ năng phân tích thị trường và dữ liệu
Trong bối cảnh công nghệ phát triển vượt bậc, nhà quản trị cần có khả năng phân tích dữ liệu và thị trường tốt để xác định lợi thế cạnh tranh, nắm bắt xu thế công nghệ mới và đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng (Data-Driven Decision Making).
Phương pháp nâng cao kỹ năng của nhà quản trị
Các chuyên gia từ LIÊN MINH KJC chia sẻ, trong khi Kỹ năng Chuyên môn và Kỹ năng Tư duy thường phụ thuộc vào kinh nghiệm và cấp bậc, Kỹ năng Nhân sự có thể được cải thiện liên tục qua các phương pháp sau:
Giao tiếp cởi mở và thấu cảm
- Tập trung lắng nghe người khác, để họ chia sẻ hết câu chuyện và hạn chế cắt ngang.
- Thực hành lắng nghe tích cực (nhắc lại các chi tiết cốt lõi đối phương vừa chia sẻ) để đối phương cảm thấy được tôn trọng.
- Quan sát khuôn mặt, cử chỉ, sắc thái để thấu hiểu những gì mà người khác không nói ra.
Ủy quyền chiến lược, tránh quản lý vi mô
Nhà quản trị không nên ôm đồm mọi công việc. Học cách ủy quyền giúp phát triển năng lực cho nhân viên cấp dưới và tập trung nguồn lực vào các quyết định chiến lược. Các công việc nên ủy quyền bao gồm:
- Việc gấp nhưng không cần tư duy chiến lược nhiều (như đặt lịch, sắp xếp).
- Việc lặp đi lặp lại hoặc các công việc chuyên môn mà nhân viên có kỹ năng sâu hơn (ví dụ: thiết kế đồ họa).
- Việc có thể hướng dẫn nhanh chóng cho nhân viên để họ học hỏi.
Học hỏi không ngừng về kỹ năng quản trị
Thái độ cầu tiến, cập nhật kiến thức mới là yêu cầu thiết yếu. Nhà quản trị cần tìm kiếm các khóa đào tạo về Lãnh đạo (Leadership), các mô hình quản trị hiện đại, và các công cụ công nghệ mới để không bị tụt lại phía sau.
Vậy là bài viết đã giải đáp nhà quản trị cần có kỹ năng gì? Tóm lại, tầm quan trọng tương đối của ba kỹ năng cốt lõi (Technical, Human, Conceptual) của Robert L. Katz thay đổi theo cấp độ quản trị: Kỹ năng Chuyên môn quan trọng nhất ở cấp cơ sở, Kỹ năng Nhân sự quan trọng ở mọi cấp độ, và Kỹ năng Tư duy/Nhận thức là kỹ năng quan trọng nhất để nhà quản trị cấp cao có thể thành công và dẫn dắt tổ chức.
